由于開發(fā)區(qū)的性質(zhì)所決定，經(jīng)常要舉辦一些大小會(huì)議。比如：投資洽談會(huì)議、項(xiàng)目評(píng)估研討會(huì)、談判會(huì)議、信息發(fā)布會(huì)、合同簽字儀式、工程開工儀式、竣工儀式、剪彩儀式、企業(yè)投產(chǎn)典禮、外賓接待等會(huì)議和慶典。為此，掌握會(huì)議的策劃常識(shí)很有必要。

一、        基本要素

1、        主辦者：根據(jù)會(huì)議目標(biāo)和規(guī)則，制定具體方案加以實(shí)施，為會(huì)議活動(dòng)提供場(chǎng)所、設(shè)施和服務(wù)。保證會(huì)議的組織性和有序性。

2、        發(fā)起者：最早倡議并參與組織會(huì)議活動(dòng)的單位或者個(gè)人。

3、        承辦者：具體落實(shí)會(huì)議的組織機(jī)構(gòu)。對(duì)主辦者負(fù)責(zé)。

4、        東道主：會(huì)議活動(dòng)舉行地點(diǎn)的主人。主要任務(wù)是提供會(huì)議活動(dòng)的場(chǎng)所和設(shè)施，負(fù)責(zé)會(huì)議活動(dòng)的接待。

5、        與會(huì)者：參加會(huì)議的對(duì)象。包括正式會(huì)員和代表、列席成員、特邀嘉賓、旁聽人員。國(guó)際會(huì)議安排觀察員參加，非正式資格，無(wú)表決權(quán)。

6、        會(huì)議議題：會(huì)議主要解決的問(wèn)題和主要 內(nèi)容一二三。

7、        會(huì)議主題：貫穿各議題的主線和中心思想。比如如何應(yīng)對(duì)新世紀(jì)的挑戰(zhàn)。

8、        動(dòng)議：會(huì)議期間臨時(shí)提出的議題，比較緊急，有針對(duì)性。

9、        過(guò)程文件：會(huì)議期間的 記錄、會(huì)談?dòng)涗?、?huì)見記錄等。

10、  最后文件：會(huì)議結(jié)束時(shí)的書面文件。包括決議、決定、紀(jì)要、公報(bào)、合同、協(xié)定、諒解備忘錄、宣言、聲明、計(jì)劃、綱領(lǐng)等。

11、  會(huì)期：會(huì)議從正式開始到結(jié)束的跨距。周期性的會(huì)議，每年有固定時(shí)間召開，或者每月的例會(huì)。

12、  休會(huì)：會(huì)議期間的臨時(shí)休息，或者是給與會(huì)者足夠時(shí)間研究磋商，或者是因?yàn)橥饨缬绊懕黄戎袛唷?/p>

13、  閉會(huì)：在正常情況下，完成各項(xiàng)議程，結(jié)束會(huì)議。

二、        會(huì)議策劃

1、        會(huì)議目標(biāo)任務(wù)：根據(jù)工作需要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究，確定會(huì)議的內(nèi)容，制定會(huì)議的目標(biāo)、議題、議程。

2、        會(huì)議規(guī)模方式：策劃好參加人員范圍、場(chǎng)地成本、座位格局、會(huì)場(chǎng)氣氛、場(chǎng)地布置。

3、        會(huì)議發(fā)言方式：確定會(huì)議的主持人、報(bào)告人、發(fā)言人。安排順序，檢查講稿，限制人數(shù)，控制發(fā)言時(shí)間。

4、        會(huì)議名稱確定：根據(jù)會(huì)議主題，制作會(huì)標(biāo)。根據(jù)會(huì)議性質(zhì)，選擇會(huì)議場(chǎng)地。報(bào)告會(huì)議需要大禮堂，研討會(huì)議需要圓桌，談判需要對(duì)面兩排而坐。

5、        會(huì)議議程日程：議程是根據(jù)主題確定的程序，考慮到內(nèi)容、主次、輕重、先后順序一一列出。日程是根據(jù)會(huì)期天數(shù)，安排每天做什么活動(dòng)。包括報(bào)告、研討、參觀、就餐等。時(shí)間、地點(diǎn)、召集人、參加對(duì)象一一列出。

三、        會(huì)議準(zhǔn)備

1、        會(huì)務(wù)籌備組：大型會(huì)議都要設(shè)置會(huì)務(wù)服務(wù)系統(tǒng)。要設(shè)專門人員負(fù)責(zé)。

2、        組織機(jī)構(gòu)：包括秘書組、聯(lián)絡(luò)組、提案組、宣傳組、簡(jiǎn)報(bào)組、會(huì)務(wù)組、保衛(wèi)組、總務(wù)組等。

3、        責(zé)任明確：做到人員落實(shí)、時(shí)間落實(shí)、文件發(fā)放、住宿、車輛、餐飲、等物質(zhì)準(zhǔn)備落實(shí)到位。按照時(shí)間進(jìn)度保障。有的會(huì)議還需要做好保密工作。

4、        會(huì)議通知：要提前發(fā)送會(huì)議通知、邀請(qǐng)函、請(qǐng)柬等。寫明會(huì)議名稱、主辦單位、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參加對(duì)象、聯(lián)絡(luò)方式等。

5、        會(huì)議證件：大型會(huì)議要制作代表證。主要內(nèi)容包括會(huì)議名稱、會(huì)徽章、姓名、照片、組別、編號(hào)、會(huì)議日期等。

6、        會(huì)場(chǎng)布置：設(shè)簽到處。掛會(huì)標(biāo)、標(biāo)語(yǔ)口號(hào)、旗幟、花卉、音響；主席臺(tái)布置、席位安排、座位標(biāo)簽；同聲音翻譯機(jī)構(gòu)；會(huì)議材料、獎(jiǎng)品的擺放；空調(diào)、飲料、文具、視聽器材；安全通道、消防設(shè)施；

7、        會(huì)議費(fèi)用：主要包括場(chǎng)地費(fèi)用、裝飾費(fèi)用、設(shè)備、交通、人工費(fèi)用；文具資料費(fèi)用、禮品和紀(jì)念品、餐飲食宿費(fèi)用等。

8、        會(huì)議文件：要提前編寫制作必要的會(huì)議文件。商務(wù)洽談會(huì)議要制作會(huì)刊，包括參加會(huì)議的單位介紹、主要產(chǎn)品、聯(lián)絡(luò)方式等。并確定專人負(fù)責(zé)記錄、錄音、錄象等，做好新聞報(bào)導(dǎo)和簡(jiǎn)報(bào)制作。

四、        會(huì)議接待

1、        擬定方案：根據(jù)辦會(huì)方針和接待規(guī)格，安排好迎接送行人員，宴請(qǐng)規(guī)格、住宿條件，以及參觀考察、娛樂(lè)活動(dòng)等。

2、        接站：主辦方要安排人員在機(jī)場(chǎng)、港口、火車站迎接。確定迎接規(guī)格，陪同人員。制作引導(dǎo)標(biāo)識(shí)和指示路牌。必要時(shí)候?qū)τ诟呒?jí)領(lǐng)導(dǎo)要安排獻(xiàn)花和歡迎隊(duì)伍。

3、        住宿：要安排在靠近會(huì)場(chǎng)的地方。根據(jù)參加會(huì)議人員的職位和身份，安排不同級(jí)別和規(guī)格的房間。隨行人員另行安排。發(fā)放作息時(shí)間和會(huì)議日程表。

4、        就餐：根據(jù)客人的民族習(xí)慣和國(guó)籍，安排適當(dāng)?shù)?a class="insidelink" target="_blank" title="張家界酒店">酒店。宴席、工作餐、酒會(huì)要根據(jù)需要具體確定。發(fā)就餐憑證，標(biāo)出時(shí)間、地點(diǎn)、組合形式。餐桌上要擺放編號(hào)人數(shù)。服務(wù)員要講究禮貌。

5、        報(bào)到：設(shè)置會(huì)議接待大廳，服務(wù)人員做 好簽到、登記、驗(yàn)證。發(fā)放文件，預(yù)收費(fèi)用，安排住宿。對(duì)于典禮儀式和紀(jì)念性會(huì)議要設(shè)置會(huì)議簽到簿，與會(huì)者要親自簽名，是參加會(huì)議的憑據(jù)，以便留作永久紀(jì)念。

6、        會(huì)議活動(dòng)：除了正式會(huì)議外，必要時(shí)候安排文藝演出、參觀考察、研討等。各組要安排好陪同人員和新聞?dòng)浾摺?/p>

7、        送行：要提前預(yù)訂返程票，送行車，做好費(fèi)用結(jié)算，換正式發(fā)票。為了增加感情，可以發(fā)放紀(jì)念品。

五、        會(huì)見會(huì)談

1、會(huì)晤：雙方見面，交換意見，溝通信息，交換立場(chǎng)，聯(lián)絡(luò)感情。

2、接見：身份高的人士，會(huì)見身份低的人士；主人會(huì)見客人；領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)見代表和先進(jìn)個(gè)人。

3、召見：身份高的人或者主人，在自己的駐地，主動(dòng)接見身份低的人或者客人。多使用于外事活動(dòng)。涉外召見的要求是：座位安排“主左客右”，翻譯記錄人在后面坐；懸掛主方國(guó)旗；擺放水果茶水鮮花；主任在會(huì)客廳門口迎候，工作人員在大門口迎候。秘書介紹主客領(lǐng)導(dǎo)人后，再由領(lǐng)導(dǎo)人按照“先主后賓”的順序，介紹雙方隨行人員。會(huì)談完畢按照“主左賓右”的位置合影留念。

4、拜會(huì)：身份低的一方或者客人，主動(dòng)去見身份高的人或者東道主。常帶有禮節(jié)性。

5、回拜：一方受到接見或者拜會(huì)之后，回訪對(duì)方，表示互相友好、尊重和感謝。

六、        簽字儀式

1、        簽字儀式的作用：確認(rèn)會(huì)談文件的效力，正式簽署后生效；體現(xiàn)對(duì)于會(huì)談成果的重視； 通過(guò)參加人見證，通過(guò)記者報(bào)道擴(kuò)大影響。

2、        簽字儀式的準(zhǔn)備：通過(guò)反復(fù)磋商后定稿，用中外兩種文字寫成，嚴(yán)格校對(duì)后交付印刷、正規(guī)裝訂成冊(cè)（正本和副本）。

3、        簽字儀式：簽字人可以是參加談判的主談判人，也可以是更高級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)人，可以代表一級(jí)政府的法人資格。代簽人必須出示委托人親筆簽字的委托書。注意簽字人的級(jí)別規(guī)格要相等?？梢园才疟ＷC人、律師、公證人員參加簽字儀式。助簽人要指明簽字處。然后雙方加蓋公章產(chǎn)生法律效力。

4、        簽字儀式現(xiàn)場(chǎng)布置：簽字桌上擺放各方席卡，寫明組織名稱、職務(wù)和姓名。涉外簽字要使用中外兩種文字，插掛雙方國(guó)旗，會(huì)標(biāo)也使用兩種文字。簽字位置按照“左主、右客”的慣例。參加簽字人員按照“主左、客右”的原則站立于簽字人后面。簽字結(jié)束后立即舉行酒會(huì)舉杯共慶會(huì)談成功。工作人員提前準(zhǔn)備好香擯酒和酒杯等。

七、        慶典儀式

1、        開幕式、閉幕式：確定參加會(huì)議人員的范圍，包括主辦單位和上級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人，協(xié)助單位、贊助單位代表，東道主以及活動(dòng)有關(guān)單位。群眾代表，新聞?dòng)浾摺Ｌ崆皽?zhǔn)備好發(fā)言稿。政府舉辦的會(huì)議，開幕式要放國(guó)歌、閉幕式播國(guó)際歌。

2、        確定主持人、致辭人和剪彩人：主持人通常是由東道主或者主辦單位方；致辭人的身份應(yīng)該高于主持人，比如主持人是副職務(wù)，致辭人應(yīng)該是正職務(wù)。剪彩人由主辦單位和相關(guān)單位的最高領(lǐng)導(dǎo)人，身份級(jí)別要大體相等。剪彩時(shí)候放音樂(lè)，參加人員鼓掌祝賀。

3、        現(xiàn)場(chǎng)布置準(zhǔn)備：禮儀小姐，彩球彩帶，剪刀托盤，胸花，紀(jì)念品；簽到薄要美觀雅典，留下領(lǐng)導(dǎo)墨寶；儀式完了后，可以安排文藝表演等活動(dòng)。

4、        開工揭幕儀式：一般都在現(xiàn)場(chǎng)舉行，要準(zhǔn)備好臨時(shí)主席臺(tái)，奠基牌碑，剪彩用品，煙花爆竹，安排宴席。

八、        宴會(huì)

1、        宴會(huì)的形式：國(guó)宴，是以國(guó)家元首的名義的慶典，或者歡迎外國(guó)元首。正式宴會(huì)，除不掛國(guó)旗、不奏國(guó)歌外，以國(guó)宴基本相似，用于國(guó)際會(huì)議和涉外交往。便宴，主人接待來(lái)賓，氣氛輕松活躍。酒會(huì)，雞尾酒，略備小吃，不設(shè)坐椅，客人隨意走動(dòng)，便于交談。適應(yīng)于慶典、開幕、簽字儀式等場(chǎng)合。茶會(huì)，講究茶葉和茶具，同時(shí)備有咖啡、水果和小吃。是一種研討會(huì)休息時(shí)間的招待形式。工作餐，自助餐或者快餐，形式簡(jiǎn)單、隨意，方便工作交流，節(jié)約時(shí)間和費(fèi)用，在時(shí)間緊迫、關(guān)系密切、不拘禮節(jié)場(chǎng)合下采用。

2、        宴會(huì)的目的：舉行宴會(huì)要師出有名，或者是歡迎來(lái)賓，或者是節(jié)日慶典，或者是開工典禮，或者是談判成功。高興而來(lái)，乘興而歸。目的不明確的宴會(huì)別人不敢參加會(huì)有顧慮的。

3、        宴會(huì)的的規(guī)格：要看來(lái)賓身份的高低而決定，有時(shí)候要看雙方的關(guān)系而決定。歡迎宴會(huì)要在客人到來(lái)的當(dāng)天舉辦，要考慮客人的禁食規(guī)矩和餐飲習(xí)慣。

4、        宴會(huì)的桌次：主桌，設(shè)在進(jìn)門的右側(cè)或者后側(cè)。席位，主人居中而坐，右側(cè)為主賓，其他按照職位高低確定遠(yuǎn)近。主賓和夫人坐在主任的兩側(cè)，如果主人的夫人不能夠出席，要安排身份相當(dāng)?shù)呐縼?lái)陪伴客人的夫人。主辦方的陪同人員，要交叉與客人相坐，便于交流和照顧客人。

5、        宴會(huì)的程序：迎候、入場(chǎng)、就坐、介紹、致辭、祝酒、交談、送別、進(jìn)休息室。主辦方面要周密安排，服務(wù)熱情，考慮完善，細(xì)節(jié)體現(xiàn)水平。

九、        新聞發(fā)布會(huì)議

十、        展覽會(huì)議